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  Oficinas de familia: cuándo, cómo y para qué 

Gallo, Miguel Ángel; Gómez, Gonzalo
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Profesionalidad, confianza y orden son los tres pilares sobre los que se asienta la unidad de la empresa familiar, que es su fortaleza esencial. Pero mantener la solidez de esos pilares cuando la empresa crece y la familia se extiende es, probablemente, el mayor desafío que debe afrontar una empresa familiar multigeneracional.

En el libro Evolución y desarrollo de la empresa y de la familia, publicado por la Cátedra de Empresa Familiar del IESE, el profesor emérito del IESE Miguel Ángel Gallo y Gonzalo Gómez analizan los factores clave que propician la unidad de la familia empresaria y evalúan cuándo conviene organizar una oficina de familia o family office.

Limando aristas
Este tipo de órgano, que en sí mismo no es garantía de nada, abre un espacio de diálogo sobre dos temas que suelen ser espinosos o directamente tabúes en el ámbito familiar: el patrimonio y las relaciones personales.

Si sus objetivos están bien definidos y su estructura y lugar en la arquitectura legal son los adecuados, una oficina de familia permite reducir la complejidad derivada tanto del desarrollo de la empresa (aumento del tamaño, diversificación del negocio, profesionalización, nuevas estructuras de gobierno...) como del paso del tiempo en la familia (sucesión, incorporación de nuevas generaciones, participación de los miembros de la familia extendida...).

La oficina de familia debe abordar los aspectos relacionados con la familia y la propiedad, incluyendo las participaciones en las empresas. Pero en ningún momento tiene que usurpar las funciones de gobierno y dirección de la empresa familiar en términos operativos, de la alta dirección o de su consejo de administración.

Y tampoco debe ser un órgano dedicado a convocar reuniones para acallar a determinados miembros, especialmente los no implicados directamente en la gestión, que de otra forma podrían decir "que no se cuenta con ellos".

Tipos de oficina de familia
La oficina de familia a menudo se define como el "órgano de gobierno de la familia", una "estructura para fomentar la unidad de la familia", un grupo de profesionales dedicados a "conservar la riqueza económica de la familia", a "mejorar la fiscalidad" o a "colaborar con la formación de la siguiente generación y en el proceso de sucesión".

En otras palabras, no existe una definición comúnmente aceptada y lo cierto es que cada familia acaba definiendo la configuración de su propia oficina de familia en función de tres variables:
  • ¿A quién dar los servicios? El abanico de opciones es muy amplio, desde ofrecerlos "solo a los propietarios" hasta hacerlo "a todos los miembros de la familia". En la práctica, existen múltiples relaciones de propiedad (futuros propietarios, propietarios indirectos, usufructos...) y distintos niveles de familiaridad (descendientes directos, indirectos, miembros de la familia extendida...), por lo que lo mejor suele ser delimitar el alcance de estos servicios a los miembros adheridos al protocolo familiar.
  • ¿Qué servicios proporcionar? Dependerá, lógicamente, de las necesidades particulares de cada familia empresaria y de los recursos que pueda o quiera destinar a ello. Los más habituales son:
· Servicios de naturaleza básicamente económica, fiscal y legal para proteger y aumentar el patrimonio familiar.
· Servicios para mejorar la formación de los miembros de la familia como directivos competentes o accionistas responsables.
· Servicios para mejorar la comprensión del marco legal y económico de la familia empresaria.
· Servicios para hacer operativa la RSC de la empresa y la filantropía de los miembros de la familia.
· Servicios para fomentar la cohesión y la unidad familiar, para mejorar la relación entre los miembros de la familia empresaria mediante reuniones, viajes o encuentros familiares.
  • ¿Quién y cómo ha de elaborar y ofrecer los servicios? De nuevo, no existe una fórmula comúnmente establecida, sino que pueden darse tres tipos de situaciones distintas, a menudo de forma simultánea: que sea la propia empresa familiar, directamente o a través de una empresa filial o "hermana", la que se encargue de definir y ofrecer estos servicios; que se delegue esa función en una organización externa contratada expresamente para proporcionar los servicios; o que sean varias organizaciones externas las que ofrezcan, en función de su especialidad, los distintos tipos de servicios disponibles para los miembros de la familia empresaria.
Ejemplos prácticos
Pueden existir casi tantos tipos de oficinas de familia como empresas y familias. Las combinaciones son múltiples y diversas. Y los resultados también. Por este motivo, los autores dedican la segunda mitad del libro al análisis de cinco casos reales de familias que han decidido crear una family office.

La situación en cada caso cambia, ya que estas familias empresarias se encuentran en diferentes fases del proceso de sucesión y el nivel de complejidad en su estructura patrimonial y legal-empresarial varía. Por ello, es más probable que el lector encuentre un ejemplo con el que identificarse.
Artículo basado en:  Evolución y desarrollo de la empresa y de la familia
Editorial:  EUNSA. Ediciones Universidad de Navarra
Año:  2015
Idioma:  Español